Actul in sine de a utiliza telefonul si a vorbi cu cineva prin intermediul telefonului este un lucru foarte comun, astfel incat cei mai multi nu reusesc sa practice in mod corespunzator acest lucru, atat de familiar.
In cele ce urmeaza, iata 10 sfaturi practice, pe care ar trebui sa le luam in considerare pentru a avea convorbiri telefonice mai etice, si mai eficiente :
1. Pregatirea unui apel telefonic
Desi cei mai multi oameni efectueaza apeluri telefonice in mod regulat, practica si pregatirea necesara va facilita conversatia dintre tine si persoana de la capatul celalat al firului. In timpul pregatirii trebuie sa te gandesti la ce ai nevoie sa transmiti interlocutorului tau, pentru a evita uitarea anumitor informatii. Acest lucru este necesar in special, atunci cand se dau telefoane ce privesc anumite afaceri, sau in interes de serviciu.
2. Sa incepi conversatia in mod corect
Inceputul convesatiei tale la telefon de obicei este un indicator al felului in care va decurge intreaga conversatie. Asadar, a incepe corect este esential. Poti utiliza variante de salut politicoase ca si introducere, care vor impresiona persoana cu care vorbiti. Dar cel mai important, trebuie sa faci acest lucru cu adevarat, altfel persoana cealalta va simtii ca vorbeste cu un robot.
3. Stabilirea raportului
In apelurile de afaceri, in special, raportul este esential, deoarece este o metoda foarte buna de a influenta mai multe persoane, in linie, daca se vorbeste despre personal, colegii de afaceri, o femeie tanara sau o femeie mai in varsta. Cu cat se simt mai bine vorbind cu tine, cu atat mai mult se vor simtii si mai confortabil si vor fi si mai interesati de ceea ce ai de spus.
4. Cum sa-i pastrezi in mod corect in asteptare?
Exista cazuri in care esti intrerupt cand vorbesti cu cineva la telefon. Persoana cu care vorbiti nu ar deranja-o sa fie pusa in asteptare cateva secunde sau minute, cu conditia sa utilizati o tehnica eficienta. Prin utilizarea de cuvinte politicoase, explicandu-le in detaliu motivul pentru care este necesara mentinerea conversatiei in asteptare, ar fi cel mai bun mod.
5. Transferul apelului in mod eficient
Transferul de apeluri este destul de comun in afaceri, deoarece trebuie sa directionezi apelurile primite pe o linie, catre alte linii in functie de cererile si nevoile specifice celui ce apeleaza. Cu utilizarea de tehnici eficiente de transfer de apeluri, ii poti oferii mai multa asistenta apelantului in functie de cel ce se afla pe linia de asteptare, astfel incat sa nu fie prins cu garda jos, in convorbirea telefonica in care si ei urmeaza sa intre.
6. Vorbirea clara
Acest sfat nu se refera doar la convorbirile telefonice, ci si la conversatii in general. Abilitatea de a vorbi si de a transmite corect mesajul mai departe este foarte importanta, pentru a asigura un sistem de comunicare de succes, indiferent de suportul sau metoda folosita. In ciuda progreselor din tehnologia de comunicare, capacitatea de a vorbi clar, este punctul pe care cei mai multi s-au focalizat si a fost pe deplin inteles.
7. Sa ai tonul vocii potrivit
Tonul vocii este un factor non-verbal care reflecta personalitatea ta, pentru persoana cu care vorbesti la telefon, si de asemenea afecteaza capacitatea de a comunica in mod eficient. Astfel, este important sa iti evaluezi propiul ton al vocii, pentru a evita sa fii interpretat gresit sau sa lasi o parere gresita in urma.
8. Vorbeste pozitiv
Abilitatea ta de a prezenta o atitudine pozitiva in timpul unui apel telefonic, este evidentiata in primul rand prin modalitatea in care alegi sa folosesti limba in care urmeaza sa ai conversatia. Asadar, alege cuvintele in mod corect si evita sa vorbesti fara sa te gandesti in prealabil, la ceea ce esti pe cale sa spui.
9. Asculta cu atentie
Una dintre practicile cele mai lipsite de etica ce s-ar putea expune in timpul unei conversatii telefonice, este esecul de a asculta ceea ce interlocutorul tau spune. La urma urmei, nici tie nu ti-ar placea ca ei sa nu te asculte, atunci cand tu le vorbesti.
10.Observa regula de aur
Pentru toate sfaturile de mai sus, cu privire la eticheta corespunzatoare atunci cand vorbesti la telefon, totul se reduce la regula de aur. Si anume, incearca sa ii tratezi pe ceilalti prin telefon, asa cum ai vrea ca tu sa fi tratat. Pune inainte nevoia de a stabilii respect si demnitate, acest lucru este chiar mai important decat a efectua apeluri pentru afaceri.
